ELEKTRONİK FATURA KAYIT SİSTEMİ

Vergi Usul Kanunumuzun mükerrer 242/2 nci maddesinde elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazı konusunda, mükerrer 257/1-3 ncü maddelerinde muhasebe usul ve esaslarını tespit, defter ve belgelerin mahiyet, şekil ve ihtiva etmesi gereken bilgilerin belirlenmesi, defter, kayıt ve belgelerin elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması, saklanması ve ibrazı konusunda, 227 nci maddesinde belgelerde bulunması gereken bilgilerin belirlenmesi konusunda Maliye Bakanlığı’na yetkiler verilmiştir.

Maliye Bakanlığı yayınladığı 361 Nolu VUK Genel Tebliği ile, elektronik defter ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esasları belirlemiş, ancak bu Tebliği yürürlükten kaldıran “Elektronik Fatura Kayıt Sistemi ile ilgili VUK Genel Tebliği Taslağı”nı internet sitesine koyarak önceki düzenlemeden vazgeçtiği ve yeni bir düzenleme yapma niyetinde olduğunu ortaya koymuştur.

Elektronik Fatura kayıt Sistemi Nedir?

Elektronik Fatura Kayıt Sistemi, faturalara ait ikinci nüshaların kağıt ortamında saklanması zorunluluğunu ortadan kaldıran, faturalara ait birinci nüshaların elektronik ortamda oluşturulması ve alıcılara iletilmesine imkan sağlayan bir sistemdir. Bu sistemde elektronik belge olarak düzenlenen faturalarda bulunan bilgiler belirlenen standartlarda ve elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılır.

Sistemden Nasıl Yararlanılacaktır?

1.    Başvuru:

Başvuruda bulunmak isteyen mükelleflerin aşağıda yeralan şartlara uymaları gerekmektedir.

• Bilanço esasına göre defter tutmak
• Tüm faturaların elektronik ortamda düzenlenebildiği, arşivlenebildiği ve aktarılabildiği yazılım ve donanımı içeren bir bilgi islem sistemine sahip olmak
• Sahip olunan bilgi işlem sisteminin etkin bir şekilde yönetilebilmesi ve işletilebilmesi için gerekli sayı ve nitelikte personel bulundurmak
• Sahip olunan bilgi islem sistemine ait süreçlere ilişkin gerekli iç denetim mekanizmalarını oluşturmak, teknik ve fiziki güvenliği sağlamak
• Bilgi işlem sistemi dahilinde kullanılan tüm yazılım ve donanım unsurları ile fatura düzenleme süreçlerine, iç denetim mekanizmalarına ve güvenlik önlemlerine ilişkin açıklamaları ve detayları ayrıntılı bir şekilde dokümanlara bağlamak
• Bilgi işlem sistemini oluşturan her türlü donanımı Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu alanlarda bulundurmak

Bu şartlara uyan mükellefler sistemden yararlanmak için, sahip oldukları bilgi işlem sistemi ile fatura düzenleme süreçlerine ilişkin ayrıntılı açıklamaları içeren bir raporu Gelir İdaresi Başkanlığı’na göndermek suretiyle başvuruda bulunacaklardır.
 
     2.   Test Aşaması
 
Test Aşaması, mükellefler tarafından sunulan bilgilerin Başkanlıkça değerlendirilmesi  sonucunda elektronik fatura kayıt sistemine geçiş sürecinin eksiksiz bir şekilde oluşturulması amacını taşımaktadır. Test aşaması, başlangıç tarihinden itibaren en fazla altı ay sürebilir. Bu süre içerisinde başarılı olamadığı kendisine bildirilen mükellefler bildirimi izleyen bir yıl içerisinde sisteme tekrar başvuru yapamazlar.
  
     3.   Protokol Aşaması:
 
Test aşamasını başarı ile tamamlayan mükellefler, Başkanlık ile imzalayacakları Protokol sonrasında sistemden yararlanmaya başlarlar. Uygulamaya geçilmesi ile birlikte, bilgi işlem sistemi aracılığıyla elektronik belge olarak düzenlenen faturalara ait bilgilerin belirlenen format ve standartlarda internet üzerinden Başkanlığa aktarılması süreci başlar. Bu faturalara ait ikinci nüshaların kağıda aktarılarak saklanması zorunluluğu ortadan kalkar.

Veri Aktarımı:

Sistemden yararlanan mükelleflerin uygulamaya başladıkları andan itibaren ilgili verileri Başkanlığa aktarması (Veri aktarım protokolü çerçevesinde) esastır. Veri aktarımı faturanın düzenlendiği günün sonun kadar yapılacaktır. Fatura bilgilerinin Başkanlığa aktarılması sırasında, elektronik imzanın kullanılması zorunludur. Bilgiler teknik sorunlar nedeniyle aktarılmazsa DVD-R ortamında Başkanlığa iletilecektir. Elektronik ortamda düzenlenen faturalara ait her türlü verinin, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kağıt nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dahilinde muhafaza ve ibraz yükümlülüğü bulunmaktadır. Veri düzenlemesi ve muhafazasının yapıldığı donanım (server) Türkiye sınırları içinde ve TC Kanunlarının geçerli olduğu alanlarda olacaktır. Taşınmalardan önce Başkanlığa bilgi verilecektir. Faturaların kağıt ortamında da görüntülenebilmesine ve alınabilmesine izin verilecektir.

Faturaların Alıcılara İletilmesi: 

Faturaların alıcılara ulaştırılması için iki yöntemden en az birisi seçilecektir.

1. Elektronik Fatura Kayıt Sistemi dahilinde oluşturulan faturaların birinci nüshalarının alıcılara kağıt olarak teslim edilmesi
2. Elektronik Fatura Kayıt Sistemi dahilinde oluşturulan faturaların birinci nüshalarının elektronik veya manyetik ortamda iletilmesi alıcının açık rızası olması şartıyla mümkündür. Alıcı basılı olarak isterse basılı olarak verilmesi zorunludur.

Protokolün Feshi: 

• Fatura bilgilerinin Başkanlığa mazeretsiz aktarılmaması,
• Mazeret halinde mazeretin giderilememesi veya Başkanlıkça haklı bulunmaması,
• Fatura bilgilerinin sürekli DVD-R olarak aktarılmaya başlanması,
• Kademeli geçiş halinde süreçlerin tamamlanamaması,

hallerinde protokol fesh edilecektir. Protokolün feshedilmesi durumunda mükellefler fesih tarihinden itibaren 10 gün içinde Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre kağıt ortamında fatura düzenlemeye ve saklamaya başlayacaktır.

Elektronik Fatura Kayıt Sistemine Geçiş Yapan Firmalar: 

1. Avea İletişim Hizmetleri A.Ş.
2. TTNet Anonim Şirketi
3. Turkcell İletişim Hizmetleri A.Ş.
4. Türk Telekomünikasyon A.Ş.
5. Vodafone Telekomünikasyon A.Ş.

Görüldüğü üzere bu firmalar bulundukları sektörün özelliği nedeniyle çok sayıda fatura düzenleme zorunluluğunda olan firmalar olup bu sistem bu mükellefler için zaman ve para tasarrufu sağlayacaktır.