TİCARİ DEFTERLER

Türk Ticaret Kanunu’na Göre Zayi Belgesi Alınabilecek Haller

Türk Ticaret Kanunu’na göre tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanunî saklama süresi içinde ziyaa uğrarsa, tacir, ziyaı öğrendiği tarihten itibaren 15 gün içinde ticarî işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Zayi belgesi talebinin on beş gün geçtikten sonra yapılması; defter ve belgeleri saklama hususunda gerekli özenin gösterilmemiş olması; beyan edilen mücbir sebep ile defter ve belgelerin kaybolması arasında makul ve mantıksal bir ilişkinin bulunmaması hallerinde, zayi belgesi talebi mahkemece reddedilir.

TTK’da ticari defter ve belgelerin saklanmaması halleri için adlî ve idarî para cezaları öngörülmüştür. Dolayısıyla, gerçek ve tüzel kişi tacirlerin, ticarî defter ve belgeleri 10 yıl boyunca saklamaları, saklamakla yükümlü oldukları defterler ve belgelerin yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle kanuni saklama süresi içinde ziyaa uğraması halinde ise, zıyaı öğrendikleri tarihten itibaren 15 gün içinde yetkili mahkemeye müracaatla zayi belgesi talep etmeleri menfaatlerine olacaktır.

(Soner ALTAŞ Yaklaşım / Ağustos 2015)

Yeni Türk Ticaret Kanunu’nda Ticari Defterlerin Tasdiki ve Tutulmasına İlişkin Yükümlülükler, Yükümlülüklerini Yerine Getirmeyen Tacirlere Uygulanacak Yaptırımlar

Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile dördüncü fıkrada sayılan pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları,  defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Ticari ve mesleki faaliyette bulunacak gerçek ve tüzel kişilerin tutmak zorunda oldukları yasal defterlerin geçerli olabilmesi için ticari ya da mesleki faaliyetinin icra edildiği yerin noterince, her yıl tutacakları defterleri bir önceki yılın aralık ayı sonuna kadar tasdik ettirilmesi yasal bir zorunluluktur.

Bunun yanında  yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defterlerinin kapanış tasdiklerinin yapılması yasal bir zorunluluktur. Kapanış tasdiklerinin  izleyen yılın haziran ayının sonuna kadar yaptırılması gerekmektedir.

Türk Ticaret Kanunu gereğince, defterini tasdik ettirecek tacirlerin sicil tasdiknamesi için yılsonunu beklemeden Ticaret Sicil Bölge Temsilciliklerine müracaat etmelerin de yarar vardır.

Tacirlerin telafisi güç ve istenmeyen durumlara düşmemeleri için defter tasdiki ve ibrazı konularında yukarıdaki  hususlara dikkat etmeleri gerekmektedir.

Dursun Ali TURANLI (Yaklaşım Aralık 2013)

TİCARİ DEFTERLER

19 Aralık 2012 tarihli Resmî GazetedeGümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından müştereken düzenlenen Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ yayınlanmıştır. Aşağıda Tebliğe ilişkin özet açıklamalarımız yer almaktadır.

Kimler hangi defterleri tutacaktır

Aşağıdaki tabloda gerçek ve tüzel kişilerin tutacağı defterler ve bu defterlerin açılış ve kapanış onaylarının yaptırılmasına gerek olup olmadığı gösterilmiştir.

	Yevmiye Defteri	Defteri Kebir	Envanter Defteri	Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri	Pay Defteri	Yönetim Kurulu Karar Defteri
Açılış Onayı	Gerekli Her hesap döneminde	Gerekli Her hesap döneminde	Gerekli Her hesap döneminde	Var Sadece yeni defter kullanıldığında	Var Sadece yeni defter kullanıldığında	Gerekli Her hesap döneminde
Kapanış Onayı	Gerekli	Hayır	Hayır	Hayır	Hayır	Gerekli
Anonim Şirket	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet
Limited Şirket	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Hayır
Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirket	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet	Evet
Kollektif Şirket	Evet	Evet	Evet	Evet	Hayır	Hayır
Adi Komandit Şirket	Evet	Evet	Evet	Evet	Hayır	Hayır
Adi Ortaklık	Evet	Evet	Evet	Hayır	Hayır	Hayır
Şahsi İşletme	Evet	Evet	Evet	Hayır	Hayır	Hayır

Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri nasıl tutulacaktır

Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, şirket genel kurul toplantısı yapılırken genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar işlenerek düzenlenebileceği gibi hazırlanan toplantıtutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulabilir.

Kollektif ve komandit şirketlerde yönetimle görevlendirilen ortağın veya ortakların yahut bütün ortaklarınşirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar da genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilir.

Limited şirketlerde yönetim kurulu karar defteri yerine hangi defter tutulacaktır

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır.

Defterler kaç yıl saklanacaktır

Her tacir; tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklamakla yükümlüdür.

Defterler kaybolur veya kullanılmaz hale gelirse

Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeşgün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine zayi belgesi verilmesini isteyebilir.

Tescilde ticaret sicil müdürlükleri defterlerin açılış onayını da yapabilecektir

Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili esnasında birinci fıkrada yazılı defterlerin açılış onayları ticaret sicili müdürlükleri tarafından da yapılabilir.

Yeni pay defterinin açılış onayında eski pay defteri notere ibraz edilecektir

Pay defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni pay defterinin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine yeni pay defterinin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayıbelirtmek suretiyle şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayıyapamaz.

Kapanış onayı yapılacak defterler ile onay zamanı 

Yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin, izleyen hesap döneminin üçüncü ayının sonuna kadar notere ibraz edilip, son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur.

Sonraki hesap döneminde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilecek defterler

Yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir.

Kayıtların Türkçe tutulması zorunluluğu

Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri saklı kalmak kaydıyla, Kanun ve bu Tebliğ uyarınca tutulacak ticari defterler Türkçe tutulur ve kayıtlarda Türk para birimi kullanılır.

Kayıt düzeni ve zamanı

Defterlerde kayıtlar arasında boşluk bırakılamaz ve satır atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz.

Kayıtlar on günden fazla geciktirilemez.

Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafınıtaşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten işletmelerde, işlemlerin bunlara kaydedilmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar dahi defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilemez.

Kayıtların düzeltilmesi ve değiştirilmesi

Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir.

Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez.

Kayıtlardaki hatalara ilişkin çizimler; saklayıcı, örtücü ve karartıcı değil düzeltici ve gerçeği yansıtıcı olur. Eski kayıtlar karalanamaz, kapatılamaz, herhangi bir madde veya araçla silinemez, görülecek, okunacak, ne olduğu bilinecek tarzda temiz bir biçimde çizilir.

Elektronik Ortamda Tutulacak Defterler

Elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili 13.12.2011 tarihli ResmîGazete’de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümleri uygulanır.

İşletme defteri

Gerçek kişi tacirlerden Vergi Usul Kanununa göre ikinci sınıf tüccar sayılanlar, yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar bu Tebliğde sayılan defterler yerine mezkûr Kanun hükümlerine uygun olarak işletme hesabı esasına göre defter tutabilirler.

Mersis numarası kullanılması

MERSİS kullanılmaya başlanana kadar MERSİS numarasıkullanılmasının öngörüldüğü durumlarda, ticaret sicili numarası ile vergi kimlik numarası kullanılır.

Halen kullanılmakta olan pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin kullanılmaya devam edilmesi

Mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılmasısuretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.

Limited şirketlerde halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterleri de yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam olunabilir.

2013 yılı defterlerinin açılış onaylarında ticaret sicil tasdiknamesinin aranmayacağı

2013 yılına dair defterlerin 1/1/2013 tarihine kadar yapılacak açılış onaylarında noterlerce ticaret sicil tasdiknamesi aranmaz.